A gestão de projetos no auto center tem a finalidade de resolver problemas, implantar ou melhorar um processo, visando sempre o lucro dos negócios. Entretanto, a diferença de um projeto para um serviço está relacionada ao objetivo de ambos.

No artigo de hoje, você vai aprender tudo sobre a gestão de projetos que pode ser aplicada no auto center e nas oficinas mecânicas automotivas. Vamos dar dicas que vai ajudar nas tarefas do dia a dia. Quer ficar por dentro do assunto? Então, acompanhe a leitura do nosso post!

Por que a gestão de projetos é importante?

É preciso que você saiba que os projetos são pensados em situações específicas. Eles têm o objetivo de alcançar um resultado previamente estabelecido e são a realização de várias ações que precisam ser organizadas.

Nas oficinas mecânicas e nos auto centers esse processo não é diferente. Como em toda empresa, é preciso ter uma boa gestão de projetos e boas práticas que devem ser implantadas para que tudo seja feito da maneira correta.

O que fazer para ter uma boa gestão de projetos?

1. Escolha uma metodologia 

A primeira coisa que deve ser feita para implantar a gestão de projetos em sua empresa é escolher uma metodologia para executá-la. Isso trata-se de um conjunto de procedimentos cujo objetivo é criar parâmetros que possam gerenciar os projetos da oficina, tendo como base os modelos e as ferramentas existentes. Para isso, evite copiar métodos que você admira ou que foram aplicados em outras empresas. Nem sempre essas ideias são boas para o seu negócio.

O gestor ou proprietário do auto center ou da oficina mecânica deve desenvolver um conjunto de práticas de acordo com a realidade da sua empresa. Por isso, definir uma metodologia de trabalho é muito importante, sendo esse é o primeiro passo para que sua organização conquiste a maturidade e a eficiência na gestão de projetos.

2. Faça a gestão de pessoas

O gestor também deve determinar quais os profissionais que serão necessários para a realização do projeto, suas competências essenciais e se suas equipes terem a capacidade de trabalhar de forma integrada com a autonomia necessária. Para isso, tenha sempre cuidado ao selecionar os profissionais que vão trabalhar na sua empresa. Ter uma boa equipe não é sorte e sim uma questão de analisar o perfil de cada profissional.

Lembre-se que o gestor lidará com opiniões, impressões e visões diferentes. Por isso, você deve ter tranquilidade para enxergar o que pode ou não ser feito, sem se deixar influenciar por terceiros.

3. Utilize a tecnologia

A tecnologia é outro fator que impacta de maneira positiva na gestão de projetos. As novas tecnologias contribuem para que sua oficina mecânica ou auto center tenham bons resultados, independente da área de atuação da empresa ou do departamento.

As equipes são auxiliadas pela tecnologia em relação à troca de informações de forma mais efetiva, ao gerenciamento de documentos, a organização e as tarefas que visam alcançar objetivos estabelecidos, o que diminui  o desperdício de dinheiro e tempo.

4. Elabore cronogramas e escopos

Um escopo de projeto é a planilha ou os relatórios. Para elaborá-lo você deve saber quais são os produtos, relatórios e documentos que precisa para que sua equipe forneça ao longo do projeto. Os escopos podem ser documentos digitais que são armazenados “na nuvem”, como o Dropbox. Todos os colaboradores e gestores envolvidos no trabalho terão acesso a esse documento.

Já o cronograma é o desmembramento do escopo nos pacotes de trabalho. Para fazê-lo, você deve dividir o escopo em pequenas ou médias partes. Depois, defina a duração de cada uma e a quantidade de horas para a realização das atividades. Para fazer seu cronograma, você pode utilizar uma ferramenta conhecida como Office Excel ou outros softwares pagos que são destinados para esse tipo de tarefa.

5. Escolha um gerente para a gestão de projetos no seu auto center

Sua equipe de projetos precisa ser liderada. Para isso, escolha um gerente. É preciso que essa pessoa seja a responsável pelo trabalho. Ela deve conhecer as ações que lhe serão atribuídas como montar o escopo e o cronograma, alocar os funcionários em cada setor, iniciar tarefas, planejar e monitorar os custos, monitorar os prazos e encerrar as tarefas, fornecer informações sobre o andamento do projeto e responder por todo trabalho.

Nas pequenas oficinas ou auto centers, o gestor acaba assumindo esta função. Porém, para aumentar o profissionalismo da sua empresa é necessário que se contrate um profissional que possa dominar essa atividade.

6. Delegue funções

Para que o trabalho dê certo, delegue as funções da gestão de projetos. É preciso que cada funcionário saiba qual é seu papel. Não cometa o erro de acumular atividades, isso pode comprometer o andamento do projeto e impactar de forma negativa o andamento de suas metas e objetivos de médio e longo prazo. Dividindo o trabalho, você faz com que os funcionários sejam responsáveis por suas áreas.

7.  Acompanhe os custos do seu auto center

Lembre-se que todo projeto gera custos financeiros. Você pode precisar viajar, investir em equipamentos, sistemas informatizados, reuniões, funcionários e até contratar profissionais terceirizados. Ao final, você pode fazer um levantamento e analisar se o projeto compensou os custos e, assim, prevenir erros de cálculo de orçamento.

Para acompanhar os custos, utilize seu sistema de gestão financeira ou faça o controle do que gasta por meio de planilhas eletrônicas ou fichas de descriminação de gastos ocorridos em determinado período.

8. Estabeleça metas e objetivos

É bom ter em mente que nenhuma gestão de projetos terá sucesso se não tiver metas e objetivos definidos. As metas são os pequenos passos que deverão dar resultados. Já os objetivos são as grandes realizações que deverão ser alcançadas ao final do projeto.

Viu como é importante aplicar a gestão de projetos em sua oficina ou em seu auto center? Agora que você já sabe o que fazer, mãos a obra! Aplique essas dicas na sua empresa e tenha sucesso!

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