Se o seu ramo é em oficina mecânica ou auto center e você quer melhorar os processos internos, pode aplicar um conceito de gestão estratégica de alta eficiência e com resultados eficazes para o negócio: o chamado ciclo PDCA.

É uma metodologia que visa trabalhar 4 fatores essenciais de uma boa gestão, no intuito de melhorar e otimizar os processos, produtos e serviços do negócio.

E para entender melhor o que é este conceito e como aplicá-lo em sua oficina mecânica, nós preparamos este post com informações úteis e dicas imbatíveis.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é adotado em diferentes empresas no mundo todo, visando melhorias significativas para a sua gestão. No caso de umaoficina mecânica ou do auto center, ele pode servir para diminuir riscos e tornar os processos mais otimizados e produtivos.

O PDCA é uma abreviatura em inglês que significa PLAN – DO – CHECK – ACT, ou no português PLANEJAR – FAZER – CHECAR – AGIR. O nome é complicado, mas a técnica é bem simples. Ele é considerado um ciclo porque deve ser aplicado de maneira contínua, começando em um ponto e seguindo as instruções até chegar novamente ao ponto inicial.

Nesta hora é feita a reavaliação e depois pode-se passar por todo o processo novamente. Ao repeti-lo, você deve aprimorá-lo e otimizá-lo.

Quais são as fases do ciclo PDCA?

Agora que você aprendeu o conceito da metodologia é mais fácil ver o ciclo PDCA em funcionamento. Preste atenção em nas etapas essenciais:

1. PLAN (PLANEJAR)

Essa é a primeira etapa do ciclo PDCA em uma oficina mecânica ou auto center. Aqui, duas coisas precisam ser feitas. A primeira, é localizar o problema, identificar o que não está funcionando e o que precisa de melhorias. Depois disso, você precisa fazer um plano de ação e pensar no que pode ser ajustado para alcançar um melhor resultado.

Sendo assim, você pode iniciar um processo de mapeamento de seu negócio, destacando e anotando todos os processos que são realizados, quais os principais gargalos e o que pode ser melhorado na prática.

Então, por exemplo, se o seu processo de atendimento é falho ou apresenta certas dificuldades, busque entender melhor o passo a passo de como ele está sendo realizado hoje, onde há erros descartáveis e planeje um modelo melhor.

Isso vale para todos os outros demais processos internos, tais como agendamento de serviços, comunicação com o cliente, prazos de entregas, pós-vendas e assim por diante.

2. DO (FAZER)

Nessa segunda etapa do ciclo PDCA, você vai tirar do papel o que foi pensado como plano de correção do problema e colocar em prática.

Sendo assim, aproveitando o mesmo exemplo do processo de atendimento destacado no tópico anterior, agora é hora de praticar um modelo novo conforme o seu planejamento.

Ou seja, se o gargalo identificado na primeira etapa foi a demora ou falta de respostas aos clintes quando solicitam um serviço, você pode tentar novas formas de atendimento, como implementar modelos padrões de respostas, prazos para dar um feedback ao cliente, utilizar novas ferramentas de comunicação, dedicar um atendente para essa tarefa etc.

3. CHECK (CHECAR)

Depois de planejar e testar o plano, você deve conferir se o trabalho deu certo. Para isso, é preciso ter indicadores ou maneiras de medir corretamente o retorno das práticas adotadas.

Para isso, é indicado usar KPIs (indicadores de desempenho) específicos para cada ação. 

Como o exemplo anterior se referia a uma demora ou falta de resposta no atendimento de sua oficina mecânica e, após a segunda etapa do ciclo PDCA foi de implementar um novo modelo, agora é hora de avaliar se esse novo plano está gerando resultados ou não.

Assim, você pode avaliar, por exemplo, se a taxa de resposta melhorou, se o tempo de feedback está mais rápido, se os clientes deram prosseguimento à negociação ou desistiram.

Assim, se ainda houver gargalos mesmo após essas etapas do ciclo PDCA, o indicado é voltar atrás e buscar outras soluções até que as mesmas estejam de acordo com o seu planejamento.

4. AÇÃO (ATO)

Após todas essas etapas, há duas coisas que podem ocorrer no ciclo PDCA. A checagem mostra se as medidas adotadas  funcionaram ou não para solucionar o problema que foi analisado na primeira etapa. Se os resultados foram positivos, você precisa registrar como tudo será feito novamente.

Por isso, padronize as práticas utilizadas e garanta que o antigo problema não voltará a ocorrer. Se você não teve um bom resultado ou acredita que ainda é preciso aprimorá-lo, o recomendado é voltar ao primeiro passo e recomeçar o ciclo.

Como colocar o ciclo PDCA em prática em sua oficina mecânica?

Você deve ter percebido que, depois de um tempo, o ciclo PDCA deixa de ser algo complicado e se torna mais fácil de ser aplicado na sua oficina mecânica ou auto center. Isso quer dizer que, quanto mais vezes você colocar este sistema em prática, mais rápido começará a ter resultados.

Entretanto, se você ainda não tem muita certeza de como o ciclo PDCA pode ajudar em suas tarefas diárias, listamos alguns processos que podem ser trabalhados. Observe:

Participe de capacitações

Aqui é necessário que toda a equipe, inclusive você, façam constantemente capacitações profissionais. Pode ser por meio de palestras, cursos presenciais, ensino à distância ou outra modalidade. O importante é o conhecimento que será adquirido.

Se você não está feliz com os resultados e se o pessoal também não está é necessário fazer mudanças e aprender um pouco mais, não é mesmo? Veja como fazer para que você e sua equipe adquirir mais conhecimento.

Uma possibilidade é participar de reunião com todos para eles poderem explicar o que aprenderam e compartilhar as informações. O horário pode ser mexido, assim como a ordem que as pessoas fazem os treinamentos.

Tenha controle financeiro

O controle financeiro é algo que necessita de muita atenção e é essencial para trazer resultados como ciclo PDCA em sua oficina mecânica. Se você tem problemas com o seu, pode ser a hora de fazê-lo de outras maneiras. Caso tenha o hábito de fazer todos os lançamentos em um dia da semana, experimente fazer um pouco todo dia no final do expediente e avalie o resultado.

Melhore seus orçamentos

Não faça orçamentos diferentes daqueles que foram acertados antes de executar o serviço. Se você foge do que realmente acertou, seus clientes reclamam e isso é um sinal de que algo precisa ser melhorado.

Talvez é chegada a hora de substituir a pessoa responsável pelos orçamentos ou anotar tudo para que nada fique perdido. Analise onde está o problema e teste algumas opções diferentes até conseguir fazer orçamentos que sejam mais realistas e que possam deixar os clientes satisfeitos.

Invista no pós-venda eficiente

É importante que seu pós-venda seja eficiente. Por isso, invista nisso! O pós-venda garante que você se aproxime mais dos clientes e, ao mesmo tempo, melhore tanto os serviços quanto as vendas em si.

Contudo, se o pós-venda ainda não trouxe bons resultados, busque formas de melhorá-lo. Confira se o trabalho está sendo feito com os canais de contato adequados e se o tempo não está sendo muito longo. Observe, ainda, se os cadastros estão atualizados.

Dessa maneira, você poderá fazer os ajustes que forem necessários e colocar em prática uma nova forma por um tempo que avalie os resultados.  Entretanto, se não estiver satisfeito, pode tentar mais uma vez.

Tenha controle no fluxo de trabalho

Desde que o cliente chega em sua oficina mecânica ou em seu auto center e até o momento que ele sai, muita coisa acontece. É importante que tudo esteja em harmonia, que o tempo de espera seja reduzido e que não tenha desperdícios. Por isso, anote o que está incomodando a clientela e o que pode ser ajustado.

É importante fazer testes e avaliar os resultados. Experimente até que tudo fique mais organizado e flua mais rápido, promovendo assim a sua satisfação e a de seus clientes.

Como você pode observar, a aplicação do ciclo PDCA pode ajudá-lo no negócio. Essa metodologia também aumenta a fidelização de clientes e seus lucros.

Curtiu? Quer conferir mais dicas para otimizar a sua gestão na oficina mecânica e melhorar cada vez mais os seus processos internos? Então, não deixe de conferir também nossa categoria de super dicas para o seu negócio em nosso blog.