A ordem de serviço é importante para o funcionamento de várias empresas, inclusive de oficina mecânica e auto center. É que para conseguir agilidade na solução das demandas você precisa de uma comunicação precisa e esclarecedora.

No entanto, o que é a ordem de serviço, o que deve constar neste documento e quais são as suas vantagens?

Neste post, você vai aprender tudo sobre esse assunto. Quer ficar bem informado com a gente? Então, acompanhe o artigo!

O que é uma ordem de serviço?

Ela serve para regular o funcionamento de várias atividades industriais, administrativas e comerciais. Uma ordem de serviço ou OS, nada mais é que um documento que mostra como uma ação deverá ser feita.

As ações da ordem de serviço são uma solicitação emitida de quem administra a oficina ou auto center. O gestor é quem determina a realização de uma atividade ou de um serviço específico que precisa ser realizado por seus subordinados.

A execução do trabalho pode ser feita por um funcionário ou por um grupo de funcionários ou até mesmo por todo um setor ou departamento.

Qual é a importância do procedimento?

Bom, uma ordem de serviço é importante para descrever o que precisa ser feito. Ela identifica tudo que você precisa para fazer um serviço de manutenção preventiva ou reparação automotiva. A OS também traz os custos destes serviços, o que facilita a gestão financeira do seu negócio.

Ela também é necessária porque documenta as causas que originaram o problema do automóvel ou de qualquer veículo que você precisa dar a manutenção. Esses tópicos da ordem de serviço previnem futuras ocorrências e diminuem os riscos de um cliente voltar à sua oficina para refazer um trabalho.

O que é preciso ter em uma ordem de serviço?

Isso dependerá das características de cada negócio. No entanto, de maneira geral, uma ordem de serviço precisa ter:

• Nome do serviço (retirada, instalação, conserto etc);
• Por quem o trabalho será feito;
• Descrição do serviço;
• Quando será realizado;
• Onde;
• Como;
• Para quem (solicitante);
• Equipamentos e ferramentas que serão utilizados;
• Tempo gasto para cada atividade;
• Peças que irá precisar;
• Procedimentos que deverão ser efetuados;
• Custo;
• Ocorrências não previstas na execução do trabalho.

Quais são as vantagens do documento?

Você registra as atividades e as peças que precisa

A ordem de serviço ajuda a registrar as atividades e as peças que você precisa para executar o trabalho. Desta maneira, o seu colaborador não terá dúvidas do que precisa ser feito e você não terá problemas com a comunicação, pois estará com tudo anotado.

Você faz a gestão do estoque

Outra vantagem da ordem de serviço é a gestão de estoque. Como você anota as peças necessárias para fazer os trabalhos, consegue saber direitinho o que anda saindo do estoque e em que velocidade. Com essas informações é possível prever as suas compras.

Você calcula a mão de obra e os produtos utilizados

A ordem de serviço não serve apenas para passar a demanda ao pessoal. Ela é importante para que você consiga conferir tudo que está em seu estoque. Quando você separa os serviços prestados, a soma de todas as ordens de serviço te mostra como anda o ritmo de atendimento.

Você planeja o ritmo e a ordem das atividades na oficina mecânica

Já que a ordem de serviço mostra tudo que você precisa, é possível organizar todo o volume do seu trabalho que precisa ser entregue. A partir daí você monta um cronograma de serviço mais organizado e passa as ordens para o primeiro funcionário que estiver disponível.

Você também precisa saber que as ordens de serviços são numeradas e, por isso, você tem menos chances de deixar algo para trás. Assim, você acaba com reclamações de clientes e pedidos atrasados pela simples falta de organização.

Viu como a ordem de serviço é importante? Agora que você já conhece as suas vantagens deste documento, poderá implantar a OS na sua oficina mecânica ou auto center, não é verdade? Ah, e não se esqueça de acrescentar na ordem de serviço todos os equipamentos necessários para realizar a manutenção preventiva ou o serviço de reparação automotiva.

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